أصدرت مصلحة الشهر العقاري منشورًا دوريًا رقم 4 لسنة 2025 إلى جميع مكاتبها في مختلف المحافظات، يحدد ضرورة وجود أصل العقد الابتدائي أثناء عملية التسجيل، بالإضافة إلى ضرورة وجود شهود من نفس العقار الذي يقيم فيه الشخص الذي يرغب في التسجيل، وكيفية التصرف في حال ضياع العقد، وعدم إمكانية توقيع عقد جديد من قبل المالك.

ضياع العقد من المالك 

وفسر وليد سعيد عبد الخالق، المحامي في النقض، تفاصيل هذا المنشور، قائلا إنه حال ضياع عقد البيع دون وجود البائع لأي سبب سواء لوفاته أو سفره خارج البلاد فيكون أمام المالك للعقار المراد تسجيله طريقان، أوله تحرير محضر في قسم الشرطة مع وجود شهود العقد اللذين وقعوا عليه للإدلاء بأقوالهم في المحضر.

عرض العقد علي المكتب الفني 

أما الحالة الثانية، تتمثل في أن يأخذ توقيعات ورثة المالك المتوفي على عقد جديد ليكون بمثابة إقرار صريح منهم بصحة إنعقاد البيع، وذلك في حالة وفاة المالك، وتقديمه للشهر العقاري، لافتا إلى أنه في كلا الحالتين هو أمر متروك للمكتب الفني لمصلحة الشهر العقاري، ويمثلة مساعد وزير العدل لمصلحة الشهر العقاري، سواء الأخذ بصحة العقد من عدمه.